Tietosuoja - Asiakasrekisteri B2B

1. Rekisterinpitäjä

Nebu Investments Oy (3020777-4)
Tietotie 9
01530 Vantaa

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Mikko Vaaljoki
mikko.vaaljoki@chs.fi

2. Rekisterin nimi ja käyttötarkoitus: Asiakasrekisteri B2B

CHS Air & Sea Oy:n operatiivisen toiminnan, asiakkuuksien hallinnan sekä markkinoinnin rekisteri.

Rekisteri sisältää asiakkaiden, alihankkijoiden, edustajien ja muiden yhteistyökumppaneiden henkilötietoja.

Henkilötietoja käsitellään tavarakuljetus- ja huolintapalvelujen toteuttamiseksi sekä asiakassuhteiden ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi nykyisten ja potentiaalisten asiakkaiden kanssa.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste: Oikeutettu etu

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn ja CHS Air & Sea Oy:n väliseen asiakas-, alihankinta-, edustus- tai muuhun sidosryhmäsuhteeseen.

4. Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja: Henkilön etu- ja sukunimi, Edustamansa yhteisö, Y-tunnus, Sähköpostiosoite, Postiosoite, Puhelinnumero, www-osoite, IP numero, Tiedot aikaisemmista tilauksista, Kirjautumistiedot tilanteissa, joissa se on ominaisuuksien puolesta mahdollistettu.

CHS Air & Sea Oy toimii yksinomaan B2B-sektorilla, eikä asiakasrekisteri sisällä yksityishenkilöitä kuluttaja-asiakkaina.

5. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Tullin sähköisen asioinnin sanomailmoitusten lokitiedostot tulee säilyttää kuluvan vuoden lisäksi kolme (3) vuotta.

Tullausasiakirjat on arkistoitava kuusi (6) vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin päätös tavaroiden luovuttamisesta tuontimenettelyyn on annettu.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti suoraan asiakkailta, edustajilta sekä muilta tavarakuljetuksiin ja huolintaan liittyviltä yhteistyötahoilta.

Tietoja kerätään muun muassa sähköisten yhteydenottopyyntöjen, tarjouspyyntöjen, sopimusten solmimisen, valtuutusten käsittelyn sekä sähköisten sanomien vastaanottamisen yhteydessä tai muussa vastaavassa tilanteessa.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä julkisista lähteistä myynti- ja markkinointitarkoituksiin.

7. Tietojen luovuttaminen

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa viranomaisille, joilla on lain mukainen oikeus saada tietoja, kuten tullille, veroviranomaisille, vakuutusyhtiöille.

Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille tavarakuljetus- ja huolintapalvelujen toteuttamiseksi silloin, kun se on palvelun tuottamisen kannalta välttämätöntä.

Lisäksi tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valitsemille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun osapuolten välisen sopimuksen perusteella.

8. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakastietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa, esimerkiksi:

Kun siirto on tarpeen rekisteröidyn toimeksiannon toteuttamiseksi tai rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täyttämiseksi tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden suorittamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä

Kun siirto on tarpeen rekisterinpitäjän ja kolmannen osapuolen välisen, rekisteröidyn edun mukaisen sopimuksen tekemiseksi tai täytäntöönpanemiseksi

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa.

Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä
on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain
säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

B. Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Henkilötiedot käsitellään luottamuksellisesti. Rekisterin käyttö on organisaatiossa ohjeistettu, ja pääsy tietoihin on rajattu vain niille työntekijöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Järjestelmiin kirjautuminen edellyttää henkilökohtaista käyttöoikeutta, käyttäjätunnusta ja salasanaa.

Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen.
Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia
yhteydenottoja järjestelmään. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Rekisterinpitäjä edellyttää kaikilta käyttämiltään IT-palveluntarjoajilta luottamuksellisuutta, asianmukaista tietoturvaa sekä sitoutumista henkilötietolainsäädännön periaatteisiin.

10. Tarkastusoikeus

Rekisterinpitäjä pitää tietosuojaselosteen rekisteröityjen saatavilla.

Rekisteröidyllä on Henkilötietolaki 523/1999 26 §:n mukainen oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisterissä olevat tiedot tai saada vahvistus siitä, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Samalla rekisterinpitäjä ilmoittaa rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä tietojen tavanomaiset käyttötarkoitukset ja luovutukset.

Tiedot annetaan pyynnöstä, ja tarkastuspyyntö tulee osoittaa tietosuojavastaavalle.

11. Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia itseään koskevien virheellisten tietojen korjaamista, poistamista tai täydentämistä.

Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

CHS Air & Sea Oy kehittää toimintaansa ja palveluitaan jatkuvasti ja pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla muutoksista tällä sivulla. Muutokset voivat johtua myös lainsäädännön muutoksista.

13. Evästeet

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita verkkosivustot käyttävät parantaakseen käyttäjäkokemusta ja sivuston toimivuutta.

Lainsäädännön mukaan voimme tallentaa evästeitä laitteellesi ilman suostumustasi vain, jos ne ovat välttämättömiä sivuston toiminnan kannalta. Kaikkien muiden evästeiden käyttö edellyttää suostumustasi. Voit muuttaa tai peruuttaa suostumuksesi sivustollamme olevan evästeilmoituksen kautta.

Käyttämällä verkkosivustoamme hyväksyt henkilötietojesi käsittelyn tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Pidätämme oikeuden päivittää tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version verkkosivuillamme. Sivuston ja siihen liittyvien palvelujen jatkuva käyttö päivitetyn version julkaisun jälkeen katsotaan muutettujen ehtojen hyväksymiseksi.

Suostumuksesi koskee seuraavaa verkkotunnusta: chs.fi

Lisätietoa evästeistä saat sivulta www.aboutcookies.org.